奋进新时代 兰台谱新篇㉝丨运用“全宗四种形态”管理馆藏档案的实践探析

全宗是档案馆馆藏档案体系第一层级的统计和管理单元。任何一件馆藏档案都应有其全宗归属，不能游离于全宗之外而成为没有“身份”、没有“户籍”的“黑户口”。因此，将馆藏所有档案无死角、无遗漏地全部纳入全宗管理，应成为对馆藏档案进行科学有效管理的首要刚性原则。现结合工作实际，谈谈如何运用“全宗四种形态”实现馆藏档案全宗管理全覆盖。

“全宗四种形态”的具体情形

全宗四种形态是指全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。传统意义上的全宗是指一个独立的立档单位形成的档案所组成的有机整体，实际上即为常见的独立全宗。这种全宗形态最为普遍，占馆藏全宗构成的十之八九。而联合全宗，通常是合署办公的两个以上单位或者同时保留两个以上牌子的单位形成的档案设置。如中央档案馆和国家档案局、曾经的重庆市计量局和重庆市标准局、乡镇党委和政府等。但因为种种历史原因，一些档案形成和收集的数量较少，内容上也不够完整、不成体系。对此，可将具有某种同类属性特征的若干全宗集合形成为一个汇集，即全宗汇集。如重庆市档案馆馆藏民国时期的“巴县所属马王、蔡家、歇马、人和、同兴乡镇公所全宗汇集”“社会福利机构全宗汇集”“各小学全宗汇集”以及馆藏新中国成立后的“中共重庆市委临时工作机构全宗汇集”等。此外，档案馆对已形成的全宗体系之外的、全宗归属难以明辨的档案，或全宗归属已不复存在且过于零碎分散的档案按照某种同类属性特征组合，形成档案汇集。如重庆市档案馆馆藏“清代档案”、民国时期“联勤部所属机构档案汇集”等就是属于此类的档案汇集。

“全宗四种形态”的实践运用

全宗四种形态实践运用的最大价值在于：对于历史长河中形成的收存于档案馆的不同情形下的每一件档案材料，都跳不出这4种形态的处置范畴，都可以找到自己的全宗归属。这为实现馆藏档案全宗管理全覆盖提供了可能性，但在实践中应注意把握以下关键点。

一是对“全宗四种形态”要同等对待、同等管理，不能区别对待、另类处置。实际工作中，一些档案馆历史上曾经对零星收存进馆的若干字画、徽章、印模等特色档案进行过整理编目，这实质上已经具备档案汇集的雏形，但却没有赋予其全宗号，没有纳入馆藏全宗统计台账统一管理，长此以往，档案存放无序、账目难寻、底数不清。究其原因，很大程度上是因为过去我们一些档案工作人员对全宗形态的理解比较狭隘，在理论认知和实践运用上弱化和忽略了档案汇集作为全宗形态的地位和作用。因此，不能囿于传统认知，而忽略其他全宗形态，应将“全宗四种形态”一并作为馆藏档案体系中同等层级地位的管理单元，在全宗号赋予、全宗统计台账管理、全宗介绍编制、全宗卷建立等方面给予“同等待遇”。

二是对任何一种全宗形态都必须进行系统整理，形成结构化体系。即使是档案内容没有内在联系的档案汇集，也应根据某种共有的形式特征进行分类整理，如，针对馆藏书画作品形成档案汇集，可分为“书法作品”和“绘画作品”两个类目，类目之下再以创作时间为序或者以作者姓氏笔画为序进行排序整理。不管哪种全宗形态，都应通过分类、排序、编号、编目等整理工作，最终都形成一个目录健全、档号连贯、内部结构固化、形式逻辑完整的单元体系，也就是要让馆藏每一件档案都能够在馆藏整个组织构架中找到属于自己的逻辑位置。

三是充分运用“全宗四种形态”，把游离于全宗之外的馆藏所有零散档案“一网打尽”。在档案馆历经数十年的馆藏累计过程中，或多或少会收存一些零散的不成体系的档案，这些档案或为档案馆主动征集，或为地方党委、政府领导专门指示送交档案馆保存，或为社会捐赠，往往种类繁杂，载体形式多样，颇具特色、很有价值，但由于是零星进馆且整理难度较大，大多没有进行及时整理进而纳入全宗管理，以至于经年累积后形成了一批游离于全宗之外。对此，应在全面清点盘查馆藏长期遗存零散档案的基础上，分析研判其全宗归属，让其尽快“归队”，纳入或者新设全宗、联合全宗、全宗汇集。对全宗归属难以明辨或无法落实的零散档案，则运用档案汇集全宗形态去统摄和处置，即设置一个档案汇集或按照不同特征属性分设为若干个档案汇集，进行系统整理，形成全宗单元体系。如此，便能完成“全宗四种形态”对馆藏档案的全统辖全覆盖，实现馆藏所有档案纳入全宗、纳入台账、锁定身份、锁定位置的管理目标，最终形成一个完整有序、闭环可控的馆藏档案管理体系。

“全宗四种形态”的新挑战

需说明的是，前述所指的档案局限于传统意义上的实体档案，并未能囊括馆藏档案的全部情形。伴随着档案数字化成果和电子档案不断产生和累积，特别是各行各业办公自动化系统、业务系统生成大量电子文件且逐步推行电子文件单套归档和电子档案单套管理，档案馆接收和保存的档案数字化副本以及原生电子文件形成的电子档案数量迅猛增加，馆藏档案的构成愈来愈呈现复杂态势，这无疑给馆藏档案全宗管理带来新的挑战。如，馆藏中只接收了数字化副本而无实体进馆的数字档案，以及档案馆之间相互交付共享的档案数字化副本，是否应该一并纳入本馆馆藏档案全宗管理体系？又如，在电子文件单套制管理之后，未能以电子形式归档的有关文件材料（如涉密文件、外省市纸质来文等）以及线下产生的相关门类和载体档案，又该如何与原生电子文件共同形成一个完整的全宗单元体系？在线上与线下并行、电子与实体共存的环境条件下，又该如何运用“全宗四种形态”去实现周严的、闭环的馆藏档案全宗管理全覆盖？这些问题都值得认真思考和研究。

（作者单位系重庆市档案馆）

编辑：李序