奋进新时代 兰台谱新篇㊸丨浅谈数字时代关于重构档案开放审核方式的思考

档案开放审核是连接档案保管与利用的桥梁，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放”。2022年国家档案局修订出台了新的《各级国家档案馆开放档案办法》，对开放工作提出了更明确的程序和更具体的要求。然而，档案开放鉴定工作是档案馆的业务短板，普遍存在开放鉴定进程缓慢、鉴定质量参差不齐等问题。因此，置身当前数字时代的大背景下，为切实推进数字政府建设，需加强对档案开放审核工作的思考和探索。

一、档案开放审核工作存在的主要问题分析

（一）法律法规保障不到位。一是现有的法律标准作出的大多为原则性的规定，缺乏操作性高的开放审核标准和工作流程。《档案法》第二十七条“涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案”等表述模糊，实际操作中范围不容易界定，可操作性不强。二是相关法律存在滞后性。与开放鉴定工作关联紧密的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》于1991年发布，距今已有三十余年历史，其中一些条目已经不适合当前社会环境。

（二）人为因素干扰审核结果。一是开放鉴定工作要求鉴定者拥有一定的历史文化素养，了解当地各时期的发展状况、重大事件，同时具备一定的政治敏感性，兼职人员通常难以胜任，开放审核人员严重不足。二是缺少法定依据和实操标准，受鉴定人员个人素质能力的影响，开展审核工作的主观性大增，出现同一份档案鉴定结果不同的现象，鉴定质量参差不齐。三是开放鉴定本身具有一定的政治风险和隐私风险，受保守思想的影响，鉴定人员往往“不敢开放”，这也导致鉴定结果出现偏差。

（三）开放审核工作存在量效矛盾。一是2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》规定“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放”，从30年改为25年，缩短了档案的封闭期，开放审核的工作量进一步增大。二是档案开放审核直接鉴定法以“件”为单位，需要投入大量时间和精力逐卷、逐件、逐页审阅档案，也使鉴定的工作量成倍，甚至十几倍地增加。三是一些档案是手写字体，字迹潦草模糊，识别难度大，无形中降低了工作效率。四是海量的馆藏资源与档案馆现有人力构成了巨大的“量效矛盾”。

（四）开放审核信息技术应用方式和程度不够。一是部分档案开放审核人员存在传统思维模式，潜意识认为逐卷、逐件、逐页审阅档案就要按顺序一件一件查看，只是把鉴定地点从过去的档案库房搬到了计算机上，档案信息化技术应用方式不够，未能发挥出历年档案数字化加工积累的海量档案数据的信息化特征优势。二是档案形成单位或移交单位人员通常需要到档案馆现场才能进行档案内容审核，协同配合方式单一。而档案形成单位或移交单位人员往往是兼职人员，同时承担着其他业务工作，难以长时间在档案馆现场参与开放审核，有因此使档案形成单位或移交单位参与开放审核环节流于形式的情况。

二、重构档案开放审核方式的思考

（一）档案开放审核结果查考模型

1.纵向引用模型

模型设想：加强开放审核的纵向顶层设计，从中央到地方按行政区划分级，建立覆盖各级国家综合档案馆的下行文开放审核结果查考模型。该模型可通过信息系统或文本的形式承载，收录各级国家综合档案馆对于所属归档范围的同级机关下行文的开放审核结果。按照行政区划分级，各级国家综合档案馆鉴定其保管的收文机关归档的上级机关的下行文时，可先查考该模型内登记的开放审核结果。

优点：有利于各级国家综合档案馆对于所保管的上级行政机关的下行文的开放审核结果标准化、规范化，提高开放审核结果的严肃性，还有利于增强档案信息安全和国家安全。

2.横向复制模型

模型设想：加强开放审核结果的横向应用设计，以区（县）级国家综合档案馆为例。按照我国行政区划分级，区（县）级国家综合档案馆作为最基层的国家综合档案馆，会接收乡镇（街道）级移交的档案，而不同的乡镇（街道）形成档案的内容是相似的，特别是文书档案，包含如党建、财贸、民政、农业生产、基层治理、人事任免等，在进行同一历史时期的档案开放审核时，可选择典型乡镇（街道）的档案进行人工开放审核打样，然后将该开放审核意见参考复用到其他乡镇（街道）的同类档案上。对于区（县）级国家综合档案馆保存的同级各机关单位的档案内容，也存在相似的情况，可以参考复用对重点机关单位档案的开放审核意见。

优点：有利于建立同类型立档单位档案开放审核的敏感全宗库、敏感词库、特定控制文种库、特定责任者库、特定开放词库、特定开放文种库等，形成档案开放审核知识库，通过这些知识积累降低开放审核新人的学习门槛，提高开放审核结果的准确性，提高档案审核结果的效率，并为档案开放审核工作引入人工智能技术辅助鉴定奠定良好的机器智能学习基础。

（二）信息技术辅助档案开放审核

人工开放鉴定具体工作的核心内容是根据具体的鉴定标准，由鉴定人员判断该文件是否满足开放条件。此过程涉及几个具体问题：是否满足申请开放的基本条件、制定具体开放鉴定标准、由鉴定人员审核、给出是否开放意见、根据实际需求进行二审、给出最终开放鉴定意见。构建高度信息化、智能化的开放审核信息系统，利用政务网提高档案馆和档案形成单位或移交单位的开放审核协同能力，对于人工开放审核过程中涉及的多个具体问题都具有极大的促进作用。

1.深度运用信息化、智能化技术辅助审核。江西、江苏、福建省档案馆分别从基于结构化和文本数据的开放鉴定模型、人工智能语义分析技术构建语义审核模型、多级敏感词分类分库和人工智能技术辅助开放审核进行了国家档案局科技项目立项研究，全国其他一些各级各类档案馆也在不断探索实践信息技术辅助档案开放审核工作。档案开放审核工作现状告诉我们，运用多种信息技术辅助开放审核，促进人工审核效率和准确性提高，在未来开放审核工作中有强烈需求，应当积极参与探索神经网络、神经语义分析、数据挖掘、人工智能和机器学习等技术在档案开放审核中信息系统中的应用，结合档案开放审核结果查考模型的各种知识库储备，提高开放审核工作效率，推进档案开放审核工作进程。

2.充分挖掘政务网的互联互通优势。我国政务网基础设施统筹取得新进展，国家电子政务内网初步建成，国家电子政务外网实现了四级骨干网络 100%全覆盖。我们要充分利用“十三五”的政务网基础设施建设成果，在“十四五”时期，积极融入“到 2025 年，政务信息化建设总体迈入以数据赋能、协同治理、智慧决策、优质服务为主要特征的融慧治理新阶段，跨部门、跨地区、跨层级的技术融合、数据融合、业务融合成为政务信息化创新的主要路径，逐步形成平台化协同、在线化服务、数据化决策、智能化监管的新型数字政府治理模式”，通过在政务网建立“馆室一体化”等档案信息资源共享系统，打通“信息孤岛”局面，通过互联互通的信息化平台，使档案形成单位或档案移交单位可以远程审核档案内容，提高跨部门开放审核业务协同能力，推动协同开放审核环节落到实处。

（作者单位系重庆市渝北区档案馆信息技术科）

编辑：周莉